W procesie rekrutacji Twoje dane osobowe przetwarzane są najczęściej na podstawie trzech odrębnych przepisów RODO.
O tym jakich danych pracodawca może żądać od kandydata do pracy informuje Kodeks Pracy w art. 221 §1. Dane te obejmują:
- imię (imiona) i nazwisko;
- datę urodzenia;
- dane kontaktowe wskazane przez taką osobę;
- wykształcenie;
- kwalifikacje zawodowe;
- przebieg dotychczasowego zatrudnienia.”
Uzyskanie tych danych i ich przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia przez pracodawcę (administratora danych) obowiązku prawnego, w przypadku formy zatrudnienia na umowę o pracę oraz obejmuje przetwarzanie z uwagi na niezbędność do zawarcia z Tobą umowy.
Polski ustawodawca wprowadził ograniczenie wskazując, że innych informacji np. dotyczących wykształcenia, kwalifikacji zawodowych oraz przebiegu dotychczasowego zatrudnienia można wymagać jedynie wówczas, gdy dane te są niezbędne do wykonywania pracy określonego rodzaju lub na określonym stanowisku.
Wszystkie pozostałe dane udostępniasz dobrowolnie i można je przetwarzać pod warunkiem uzyskania Twojej zgody, zgodnie z treścią art. 6 ust. 1 lit. a RODO.
Jakich danych pracodawca nie ma prawa żądać?
Te informacje to tak zwane dane szczególnej kategorii tj. m.in: pochodzenie rasowe lub etniczne, poglądy polityczne, przekonania religijne lub światopoglądowe, przynależność do związków zawodowych, dane genetyczne, dane biometryczne, dane dotyczące zdrowia, seksualności lub orientacji seksualne. Z perspektywy prawnej są one zupełnie nieistotne dla procesu rekrutacji i nawet jeśli nie masz nic przeciwko, pracodawca nie ma prawa ich od Ciebie żądać.
Ale jeżeli wyrazisz na to zgodę, przyszły pracodawca może je od Ciebie otrzymać. Zgoda taka powinna jednak przybrać formę wyodrębnionego oświadczenia, z którego będzie jasno wynikać, że informacje takiego rodzaju są przekazywane z Twojej inicjatywy i że wyrażasz zgodę na ich przetwarzanie w procesie rekrutacji.
A co z przyszłymi rekrutacjami?
Jeżeli chcemy aby nasze CV pracodawca zachował np. na potrzeby przyszłych naborów, niezbędne jest zamieszczenie stosownego oświadczenia, z którym musisz zostać zapoznany i wyrazić na niego zgodę, składając własnoręczny podpis. Wówczas pracodawca będzie mógł zgodnie z istniejącymi przepisami, wykorzystać Twoje dane do innych postępowań rekrutacyjnych.
I jeszcze… obowiązek informacyjny
Pracodawca jako administrator powinien również spełnić wobec Ciebie obowiązek informacyjny, o którym mowa w art. 13 RODO. Powinien to zrobić w każdym przypadku, w którym pobierane są jakiekolwiek dane osobowe. Klauzula taka powinna być udostępniona Tobie możliwie jak najszybciej, tj. wraz z ogłoszeniem o pracę (poprzez zamieszczenie jej treści, linka przekierowującego do jej treści lub w postaci checkboxa do odhaczenia), w mailu w odpowiedzi na otrzymaną od Ciebie aplikację (w postaci załącznika, w treści maila albo poprzez przekazanie linka, po którego kliknięciu nastąpi przekierowanie do tej klauzuli), a w ostateczności przekazanie jej w formie papierowej przed rozpoczęciem rozmowy kwalifikacyjnej.