Departament Usług Administracyjnych

Za usługi zarządzania nieruchomościami, środowiskiem, flotą samochodową, kancelarią oraz administracją odpowiedzialny jest Departament Usług Administracyjnych. Profesjonalne zarządzanie to profesjonalna kadra, specjaliści z licencjami. Współpracujemy z 10 Spółkami z GK Energa, profesjonalnie zarządzamy 30 nieruchomościami na obszarze działania GK Energa, ponad 200 pojazdami floty.

WYDZIAŁ NIERUCHOMOŚCI

Obsługa nieruchomości:
  1. Obsługa nieruchomości wynikająca z faktu ich posiadania oraz z najmu lub dzierżawy;
  2. Obsługa handlowa pod kątem zapewnienia przychodu z nieruchomości;
  3. Proponowanie rozwiązań dla biznesu;
  4. Analiza najmu powierzchni komercyjnych oraz bieżące monitorowanie trendów na rynkach nieruchomości;
  5. Przygotowywanie planów finansowych i sprawozdań w zakresie gospodarowania nieruchomościami;
  6. Obsługa administracyjno-techniczna nieruchomości;
  7. Realizacja zadań wymaganych prawem budowlanym i innymi przepisami prawa;
  8. Zapewnienie powierzchni biurowych i ich adaptacja;
  9. Przygotowywanie i realizacja inwestycji, remontów;
  10. Zapewnienie usług i serwisów związanych z funkcjonowaniem systemów i urządzeń technicznych;
  11. Zapewnienie bieżącej obsługi konserwacyjnej i serwisowej, naprawy, usuwanie awarii;
  12. Obsługa administracyjna powierzchni biurowych i stanowisk pracy;
  13. Przygotowywanie nowych stanowisk pracy, organizacja przeprowadzek;
  14. Zarządzanie majątkiem;
  15. Procedowanie odszkodowań.

WYDZIAŁ KOMERCJALIZACJI MAJĄTKU I ŚRODOWISKA

Komercjalizacja majątku:
  1. Zbywanie nieruchomości i majątku zbędnego;
  2. Weryfikacja dokumentów i regulacje stanów formalno-prawnych;
  3. Przygotowywanie nieruchomości i majątku do sprzedaży;
  4. Przygotowywanie i negocjowanie umów sprzedaży, warunkowych, rozporządzających;
  5. Współpraca z instytucjami, deweloperami, doradcami;
  6. Opracowywanie regulacji i zasad sprzedaży nieruchomości zbędnych w GK Energa;
  7. Analizy opłacalności sprzedaży i bieżące monitorowanie trendów na rynkach nieruchomości.
Zarządzanie Programem Zarządzania Środowiskowego:
  1. Utrzymanie Programu Zarządzania Środowiskowego w Grupie Energa, w formie zaakceptowanej przez komórkę organizacyjną właściwą w Energa SA dla spraw środowiskowych;
  2. Przygotowywanie projektów raportów dla instytucji zewnętrznych w zakresie realizacji wymagań środowiskowych i ewentualnego raportowania;
  3. Analiza wpływu regulacji prawnych krajowych i unijnych w zakresie ochrony środowiska na prowadzoną przez Grupę Energa działalność;
  4. Monitoring i koordynowanie realizacji zadań, wynikających z przepisów prawa i wewnętrznych regulacji obowiązujących w Grupie Energa dotyczących ochrony środowiska;
  5. Koordynowanie opracowywania ekspertyz środowiskowych oraz wymaganych przepisami prawa dokumentów dla uruchomienia i realizacji inwestycji;
  6. Prowadzenie sprawozdawczości w zakresie korzystania przez spółki Grupy Energa ze środowiska oraz dokonywania oceny tych działań pod względem zgodności z prawem.

WYDZIAŁ TRANSPORTU I UMÓW

Obsługa floty samochodowej:
  1. Określanie standardów zarządzania flotą transportową;
  2. Zapewnienie obsługi transportowej;
  3. Zakup, najem, leasing samochodów służbowych;
  4. Bieżąca obsługa administracyjno-eksploatacyjna pojazdów, w tym prowadzenie rezerwacji samochodów dyspozycyjnych;
  5. Zlecanie kontynuacji ubezpieczenia i zawieranie umów na nowe samochody;
  6. Koordynowanie zagadnień dotyczących szkód komunikacyjnych;
  7. Prowadzenie ewidencji kart flotowych, kart parkingowych, taxi;
  8. Zamawianie usług transportowych i warsztatowych;
  9. Prowadzenie rezerwacji samochodów dyspozycyjnych oraz nadzór nad użytkowaniem parkingów;
  10. Współpraca w przygotowywaniu propozycji strategicznych rozwiązań z zakresu funkcjonowania obszaru transportu w Grupie Energa.
Obsługa kancelaryjna:
  1. Zapewnienie sprawnego i prawidłowego obiegu dokumentów i zarządzanie obszarem kancelarii;
  2. Koordynacja obiegu dokumentów;
  3. Rejestracja korespondencji w systemach kancelaryjnych;
  4. Nadzór nad implementacją schematów organizacyjnych do systemów kancelaryjnych;
  5. Zabezpieczenie obsługi odbioru i dowozu korespondencji (m.in. Poczta Polska, firmy kurierskie itp.).
Obsługa umów:
  1. Współudział w opracowywaniu i aktualizacji zasad dotyczących zawierania i rejestracji umów;
  2. Obsługa i koordynowanie procesu zawierania, wypowiadania, a także obiegu i rejestracji umów, zgodnie z obowiązującymi zasadami;
  3. Weryfikowanie pod względem formalnym dokumentacji związanej z umowami, w tym wsparcie merytoryczne i proceduralne (prowadzenie elektronicznego rejestru umów);
  4. Przechowywanie i udostępnianie obsługiwanych umów oraz dokumentów z nimi powiązanych;
  5. Prowadzenie okresowej i incydentalnej sprawozdawczości oraz raportowanie w zakresie obsługiwanych umów.

WYDZIAŁ ADMINISTRACJI

  1. Zapewnienie wyposażenia stanowisk pracy;
  2. Zakup wyposażenia na podstawie otrzymanego zapotrzebowania;
  3. Nadzór nad dostawą i rozliczanie zakupu;
  4. Zakup materiałów biurowych, artykułów higienicznych i spożywczych;
  5. Zamawianie prenumeraty czasopism;
  6. Zamawianie i zakup pieczęci, ich rejestracja w rejestrze, likwidacja;
  7. Nadzór nad prawidłowym funkcjonowaniem sprzętu AGD, ekspresami do kawy, dystrybutorami wody itp.;
  8. Nadzór nad zielenią systemową (składanie dodatkowych zamówień, kontrola stanu roślinności itp.);
  9. Rozliczanie dofinansowania pracodawcy do zakupu okularów korygujących wzrok;
  10. Bieżący kontakt z pracownikami w zakresie obsługi powierzchni biurowych i stanowisk pracy, przejmowanie zgłoszeń i ich realizacja;
  11. Prowadzenie recepcji w tym nadzór nad ruchem osobowym;
  12. Prowadzenie obsługi sekretariatów;
  13. Obsługa sal konferencyjnych w zakresie rezerwacji i cateringu;
  14. Kompleksowa obsługa delegacji i podróży w zakresie rezerwacji noclegów i środków transportu.

Strona korzysta z plików cookies w celu realizacji usług i zgodnie z Polityką Plików Cookies. Możesz określić warunki przechowywania lub dostępu do plików cookies w ustawieniach przeglądarki.

Rozumiem