Klauzula informacyjna dla kontrahentów Energa Centrum Usług Wspólnych Spółka z o.o.

 

Informacja o zasadach przetwarzania danych osobowych

 

Szanowni Państwo,

zgodnie z Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (zwane dalej RODO) Energa Centrum Usług Wspólnych Sp. z o.o. z siedzibą w Gdańsku (80-309) przy al. Grunwaldzkiej 472 informuje, że:

1. Administratorem Pani/Pana danych osobowych (zwany dalej ADO) jest: Energa Centrum Usług Wspólnych Sp. z o.o. z siedzibą al. Grunwaldzka 472, 80-309 Gdańsk, tel. +48 58 771 86 01, mail: cuw@energa.pl, energa-cuw.pl.

2. Z inspektorem ochrony danych (IOD) można skontaktować się pod adresem e-mail: iod.cuw@energa.pl lub korespondencyjnie na adres ADO wskazany w pkt 1.

3. Cele i podstawy przetwarzania Pani/Pana danych osobowych zależą od wiążących nas relacji oraz funkcji jaką Pani/Pan pełni:

a) jeśli jest Pani/Pan osobą fizyczną wskazaną w KRS (członkiem organu, prokurentem) lub pełnomocnikiem reprezentującym kontrahenta lub klienta współpracującego z nami, to dane osobowe przetwarzane będą w następujących celach:

  • podjęcia działań przed zawarciem Umowy, jej wykonania, utrzymania kontaktu służbowego w związku z realizacją tej Umowy, co jest zgodne z art. 6 ust. 1 lit. b RODO;
  • wypełnienia ciążących na nas obowiązków prawnych, wynikających z przepisów, w tym m. in. przepisów prawa podatkowego, ustawy o rachunkowości w związku z rozliczeniem Umowy, przepisów służących ochronie środowiska, życia i zdrowia ludzi, ustawy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu, przepisów prawa budowlanego, co jest zgodnie art. 6 ust. 1 lit. c RODO;
  • zachowania zasad poufności, obsługi, raportowania i archiwizacji dokumentacji, dochodzenia i obrony w razie zaistnienia wzajemnych roszczeń, które realizowane są w oparciu o prawnie uzasadnione interesy Administratora na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO;

b) jeśli jest Pani/Pan osobą fizyczną, w tym prowadzącą działalność gospodarczą podlegającą wpisowi do CEIDG i/lub wspólnikiem spółki cywilnej, to dane osobowe przetwarzane będą w następujących celach:

  • podjęcia niezbędnych działań w celu zawarcia i wykonania Umowy, której Pani/Pan jest Stroną oraz utrzymania kontaktu w związku z realizacją tej Umowy, co jest zgodne z art. 6 ust. 1 lit. b RODO;
  • wypełnienia obowiązków prawnych wynikających z przepisów m.in. prawa podatkowego i rachunkowego w związku z rozliczeniem Umowy, przepisów służących ochronie środowiska, życia i zdrowia ludzi, ustawy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu, przepisów prawa budowlanego, co jest zgodnie art. 6 ust. 1 lit. c RODO;
  • zachowania zasad poufności, obsługi, raportowania i archiwizacji dokumentacji, dochodzenia i obrony w razie zaistnienia wzajemnych roszczeń, które realizowane są w oparciu o prawnie uzasadnione interesy Administratora na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO;

c) jeśli Pani/Pan jest członkiem personelu kontrahentów lub klientów współpracujących z nami (osobą wskazaną do kontaktu lub realizacji Umowy), to dane osobowe przetwarzane będą w celu:

  • wykonania obowiązków wynikających z zawartej z nami Umowy, w szczególności: weryfikacji oświadczeń złożonych przez Stronę Umowy, w tym potwierdzenia posiadanych kwalifikacji osób wskazanych do realizacji Umowy; zapewnienia kontaktu przy wykonaniu Umowy, wymiany korespondencji, wydania pełnomocnictw do reprezentowania (jeśli będzie to konieczne); zachowania zasad poufności, obsługi, raportowania i archiwizacji dokumentacji, dochodzenia i obrony w razie zaistnienia wzajemnych roszczeń, które realizowane są w oparciu o prawnie uzasadnione interesy Administratora na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO.

4. Dane osobowe otrzymaliśmy bezpośrednio od Pani/Pana lub od Pani/Pana Pracodawcy / podmiotu, który Pani/Pan reprezentuje lub w imieniu i na rzecz, którego realizuje Umowę.

5. Podanie danych osobowych jest dobrowolne, lecz niezbędne w zależności od rodzaju współpracy do zawarcia i realizacji Umowy lub reprezentacji osoby prawnej, kontaktu, potwierdzenia uprawnienia lub doświadczenia, a w zakresie realizacji przepisów prawa jest obowiązkowe.

6. Zakres danych osobowych otrzymanych i przetwarzanych może obejmować: imię, nazwisko, stanowisko lub pełnioną funkcję, nr telefonu służbowego, nr faxu, służbowy adres poczty elektronicznej, niezbędne dane identyfikacyjne w przypadku pełnomocnictwa, dane zawarte w posiadanych przez Panią/Pana dokumentach potwierdzających uprawnienia lub doświadczenie, dane dotyczące wykonywanego zawodu, prowadzonej działalności gospodarczej, udziału w spółce cywilnej, zatrudnienia u Pracodawcy / podmiotu, który Pani/Pan reprezentuje lub w imieniu i na rzecz, którego realizuje Umowę.

7. Odbiorcami danych osobowych mogą zostać:

a) podmioty Grupy Orlen, w tym Energa SA,
b) podmioty świadczące usługi obsługi prawnej,
c) podmioty dostarczające korespondencję,
d) podmioty świadczące usługi informatyczne w zakresie utrzymania systemów wykorzystywanych przez Administratora, w tym poczty elektronicznej,
e) podmioty świadczące usługi serwisu i obsługi technicznej urządzeń wykorzystywanych przez Administratora,
f) podmioty wykonujące usługi archiwizacji i niszczenia dokumentacji,
g) organy lub podmioty publiczne uprawnione do uzyskania danych na podstawie obowiązujących przepisów prawa, np. sądy, organy ścigania lub instytucje państwowe, gdy wystąpią z żądaniem, w oparciu o stosowną podstawę prawną.

Administrator może powierzyć dane osobowe dostawcom usług lub produktów działającym na jego rzecz na podstawie umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych, wymagając od takich podmiotów wykonywania czynności na udokumentowane polecenia, pod warunkiem zachowania poufności i zapewnienia ochrony prywatności oraz bezpieczeństwa danych osobowych.

8. Dane osobowe nie będą przekazywane do państw trzecich.

9. Okres, przez który dane osobowe będą przetwarzane do realizacji celów określonych w pkt 3, wyznaczany będzie w oparciu o następujące kryteria:

a) w zakresie realizacji Umowy: termin jej obowiązywania, po tym czasie dane będą przetwarzane przez okres wymagany przez przepisy prawa i archiwizacji dokumentacji lub przez czas niezbędny do ustalenia, dochodzenia lub obrony w razie zaistnienia wzajemnych roszczeń;
b) w zakresie wypełniania obowiązków prawnych ciążących na Administratorze dane będą przetwarzane przez okres wypełniania tych obowiązków prawnych, a po tym okresie przez okres wynikający z przepisów powszechnie obowiązującego prawa;
c) w zakresie realizacji uzasadnionych interesów Administratora, dane będą przetwarzane przez okres nie dłuższy niż do pozytywnego rozpatrzenia wniesionego przez Panią/Pana sprzeciwu wobec przetwarzania danych osobowych.

10. Informujemy o przysługującym prawie do:

a) dostępu do danych osobowych i żądania ich kopii,
b) sprostowania (poprawienia) danych osobowych,
c) żądania ograniczenia przetwarzania danych osobowych,
d) usunięcia danych osobowych, jeżeli nie następują przesłanki wyłączające, wskazane w art. 17 ust. 3 RODO,
e) przenoszenia danych,
d) złożenia sprzeciwu wobec przetwarzania danych osobowych,

Z uprawnień można skorzystać kontaktując się pisemnie z Energa Centrum Usług Wspólnych Sp. z o.o. lub IOD (pkt 1 lub 2).

11. Informujemy o prawie wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

 

Strona korzysta z plików cookies w celu realizacji usług i zgodnie z Polityką Plików Cookies. Możesz określić warunki przechowywania lub dostępu do plików cookies w ustawieniach przeglądarki.

Rozumiem